Les entreprises possèdent des tonnes de documents chaque année. Il est normal de s’en débarrasser de temps en temps. La déchiqueteuse est probablement l’un des outils les plus populaires pour se débarrasser des documents confidentiels ou des archives administratives. Il est cependant assez lent et peu efficace. Voici d’autres moyens de le faire.
À quoi sert le déchiquetage de documents ?
La principale raison de déchiqueter vos documents est de protéger les informations qui y sont imprimées. On pensera par exemple aux documents comptables ou des fiches de paies.
Deux types de destructeurs professionnels
Il existe deux types de déchiquetage de base : la coupe en bandes et la coupe transversale.
- Le déchiquetage par bandes coupe chaque papier dans un sens, créant ainsi de longues bandes de papier.
- la coupe transversale, qui coupe chaque bande dans les deux sens, en plusieurs morceaux.
Si les déchiqueteuses à coupe transversale offrent plus de sécurité, elles produisent également plus de volume (remplissant plus rapidement votre bac) et nécessitent généralement plus d’entretien (huilage régulier). Les deux méthodes présentent des inconvénients, ce qui conduit de nombreuses personnes à choisir l’une des alternatives énumérées ci-dessous.
A lire aussi : Tout savoir sur les destructeurs de papier
La méthode n’est pas sans faille
Un dernier point à mentionner au sujet du déchiquetage est qu’il n’est pas infaillible. Un logiciel peut aider à « dé-déchiqueter » automatiquement les documents sans que quelqu’un fasse le sale boulot.
Plus le niveau de sécurité d’une déchiqueteuse est élevé, comme plus le volume de documents déchiquetés est important, plus il faut de temps pour que cette méthode fonctionne. Comme vous pouvez le constater, les destructeurs de documents ne sont pas parfaits.
Comment se débarrasser de documents sans destructeur ?
Maintenant que nous avons vu les principaux avantages et inconvénients de la destruction de documents. Passons en revue les différentes méthodes pour se débarrasser de nos documents lorsque nous n’avons pas de destructeur à la maison.
Détruisez-les à la main
La première méthode, qui est aussi la plus laborieuse, consiste à déchiqueter vos documents à la main. En plus d’être fastidieuse, cette technique est loin d’être aussi sûre que les autres. Cependant, elle est simple à réaliser et ne nécessite que vos mains et un peu d’effort.
Lors du déchiquetage manuel, veillez à déchirer les parties sensibles des documents en plusieurs morceaux. Je vous recommande également de jeter les différents morceaux déchiquetés dans différentes poubelles ou poubelles de recyclage.
Ainsi, il y a moins de chances que quelqu’un trouve tous les morceaux d’un document particulier s’il a accès à votre poubelle ou à votre bac de recyclage.
J’ai utilisé cette méthode dans le passé pour les cartes de crédit, mais je m’assure toujours de mettre les différents morceaux de chaque carte dans différentes poubelles qui seront utilisées à différents moments (une dans la poubelle de la cuisine, une dans la salle de bains, etc.)
Brûlez vos documents
Une solution simple pour se débarrasser de documents sensibles sans déchiqueteuse consiste à les brûler. Avant de brûler vos documents, vous devrez les déchirer en petits morceaux et les mettre dans le feu petit à petit pour éviter qu’un gros morceau ne s’envole pratiquement intact.
Une fois le feu éteint, veillez à bien briser les cendres, au cas où il resterait des morceaux de papier lisibles dans la fosse. Je vous l’accorde, c’est pas génial en entreprise, sauf si vous disposez d’un poêle à bois…
Ajoutez-les à votre compost
Une approche plus écologique pour se débarrasser des documents sans passer par une déchiqueteuse consiste à les composter avec le café, les filtres et la nourriture. Le papier se décompose très bien dans votre tas de compost et fournit du carbone qui contribue à l’équilibre carbone-azote.
Comme pour la méthode de combustion ci-dessus, vous obtiendrez les meilleurs résultats en commençant par réduire votre papier en petits morceaux. Vous devrez ensuite incorporer lentement les morceaux de papier dans votre compost. Si vous en faites trop d’un coup, vous risquez de perturber l’équilibre entre le carbone et l’azote.
Lorsque vous compostez du papier, assurez-vous qu’il est adapté au compostage. Évitez de composter du papier qui pourrait contenir des niveaux élevés de produits chimiques toxiques, comme le papier glacé.
Utilisez des ciseaux multi-coupes
Pour un moyen simple et relativement peu coûteux d’imiter une déchiqueteuse, pensez à utiliser des ciseaux multi-coupes. Ces ciseaux de déchiquetage effectuent plusieurs coupes à la fois, fonctionnant efficacement comme une déchiqueteuse manuelle.
Les ciseaux multi-coupes fonctionnent de la même manière que les déchiqueteuses à bandes, mais ils n’offrent pas autant de sécurité qu’une déchiqueteuse à coupe transversale. Envisagez d’utiliser ces ciseaux dans un premier temps, en combinaison avec l’une des autres méthodes mentionnées dans cet article.
Les faire tremper dans l’eau
Une autre méthode simple pour se débarrasser des papiers confidentiels consiste à les faire simplement tremper dans l’eau. Cette méthode demande un peu de patience, mais peut s’avérer très efficace lorsqu’elle est appliquée correctement.
Pour rendre vos documents illisibles, il suffit de les laisser tremper pendant au moins 24 heures dans un seau d’eau. Après le trempage, mélangez soigneusement la solution papier-eau pour briser le papier. L’idéal est d’utiliser un mélangeur à peinture avec une perceuse.
Certaines personnes essaient d’accélérer le processus en utilisant des produits chimiques, comme l’eau de Javel, mais ce n’est pas nécessaire. Avec suffisamment de patience, l’eau devrait faire le travail d’elle-même. Lorsque vous avez terminé, videz l’eau à l’extérieur, dans votre cour, puis jetez la pulpe de papier restante au compost !
Attendez la journée de déchiquetage locale
De nombreuses entreprises locales proposent des » journées de déchiquetage » comme service pour les clients locaux. Vérifiez auprès de votre banque, de votre coopérative de crédit ou de votre entreprise de recyclage s’ils proposent des services de déchiquetage certains jours de l’année.
Ce service est généralement gratuit, donc si vous êtes prêt à stocker vos documents sensibles pendant de longues périodes, cela peut être une bonne option à envisager.
Le recours à un service de déchiquetage externe est également avantageux, car il offre généralement un niveau de déchiquetage plus élevé. Non seulement ils déchiquetteront vos documents en plus petits morceaux, mais ils les mélangeront en plus grands lots que vous ne le feriez à la maison, ce qui rendra le « dé-déchiquetage » encore plus difficile.
Passer par un professionnel de la destruction d’archives
Il n’est pas toujours aisé de trouver un prestataire qui prend en charge le débarras et la destruction d’archives à Paris. Certains se sont spécialisés dans les gravats bureautiques et plus particulièrement dans la destruction des documents d’archives.
En effet, en tant que professionnels ou même particuliers, nous devons tous conserver certains documents pendant un certain nombre d’années avant de pouvoir les détruire.
Nous les entassons donc des boîtes que nous stockons dans un coin de notre bureau, pièce, cave parfois. Et aujourd’hui, malgré la dématérialisation des documents, nous les stockons tout de même sur des CD, clés USB ou autres. Et même si l’on peut supprimer les documents d’une clé USB, il reste toujours une trace de données informatiques pour qui sait chercher.
Donc pour détruire efficacement les données informatiques ou les documents papier et pourquoi ne pas faire recycler ce dernier, on peut faire appel à des professionnels. Sur la région parisienne, il existe par exemple citydebarras.fr qui s’occupe de la destruction et recyclage de vos archives. Ils suivent des procédures bien déterminées pour tout ce qui concerne les documents sensibles comme les données médicales, les documents à caractère juridique. Et pour les professionnels, la société vous envoie un certificat de destruction pour prouver la destruction des documents.
Pour en savoir plus, n’hésitez pas à visiter leur site internet.
Né dans les années 80, je suis rédacteur à temps partiel sur le site guidedesentreprises.info. Je m’intéresse beaucoup aux questions stratégiques liées à la gouvernance des organisations et aux enjeux décisionnaires. Dans la vie, je suis chargé de mission dans un grand groupe d’agroalimentaire.
