L’e-procurement est l’un des aspects incontournables de la stratégie achat visant à optimiser les processus dans le but de gagner du temps et de la rentabilité. Mettre en place des solutions e-procurement au sein d’une entreprise donne lieu à de nombreux bénéfices.
Définition de l’e-procurement
Également appelé en français « approvisionnement en ligne » ou « solutions e-achat », l’e-procurement est de nos jours indispensable à la croissance d’une entreprise. L’e-procurement consiste à dématérialiser les transactions commerciales entre entreprises clientes et fournisseurs. Le but ? Optimiser le processus achat en éliminant les tâches à faible valeur ajoutée, en effaçant les intermédiaires, en réduisant les risques d’erreurs pour ainsi maximiser les performances de l’entreprise.
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En d’autres termes, l’e-procurement est la gestion centralisée des achats d’une entreprise via une plateforme électronique. A l’ère du numérique, la mise en place de ce type de gestion est devenue incontournable pour optimiser la rentabilité et la visibilité d’une entreprise, quel que soit son domaine d’activité.
A noter que l’e-procurement ne concerne que les transactions entre entreprises et est donc uniquement adapté au secteur B2B (Business to Business), excluant de ce fait les transactions B2C (Business to Customer).
Les outils
Le fonctionnement des solutions e-procurement repose sur différents outils électroniques s’intégrant au système Procure to Pay (P2P). Ce dernier est le système informatique de gestion intégrée permettant de gérer de façon automatique chaque étape liée aux transactions :
- La recherche et la sélection des biens ou services
- L’envoi de commande
- La facturation et le paiement.
Choisir l’e-procurement pour améliorer son processus achat passe donc impérativement par la mise en place d’un système P2P en interne. Le logiciel P2P comprend notamment des catalogues numériques donnant accès à l’offre fournisseur, un système d’élaboration de contrats, de bons de commandes et de factures automatiques.
Les bénéfices
En centralisant automatiquement les interactions entre utilisateurs, services achats et fournisseurs, l’e-procurement optimise la stratégie achat globale par le biais de 4 principaux bénéfices :
- La diminution des coûts sur chaque transaction : un processus d’achat dématérialisé (et donc digitalisé) a un coût moindre en comparaison avec les transactions d’achats standards. Numériser et automatiser les transactions d’approvisionnement font généralement baisser les coûts de 70 à 80 %. Cette importante réduction est notamment due à la baisse des coûts de main-d ‘œuvre, les processus manuels ayant été remplacés par des processus automatisés.
- La suppression des tâches à faible valeur ajoutée : les processus administratifs manuels de facturation et de suivi des commandes coûtent chers, sont chronophages et également sources d’erreurs. L’e-procurement rend ces tâches inutiles et permet alors aux équipes de se rediriger vers des missions plus stratégiques pour l’entreprise. Cette dernière gagne alors en rapidité, en efficacité tout en voyant ses taux d’erreurs réduits de 30 à 50 %.
- Des délais raccourcis : automatiser les processus d’approvisionnement permet de simplifier les transactions. La paperasse administrative, le classement manuel des factures et des bons de commande ainsi que les relances disparaissent. Le processus achat dans son ensemble, de la sélection des produits au paiement, est ainsi beaucoup plus rapide et fait gagner un temps précieux à l’entreprise.
- Une visibilité accrue sur les dépenses : centraliser et automatiser les achats d’une entreprise permet d’obtenir une vision globale et en temps réel des dépenses. Un système de reporting permet en effet de suivre les processus, les fréquences d’achat, les donneurs d’ordre et les utilisateurs finaux. La visibilité et la transparence sur les dépenses est ainsi améliorée, permettant une meilleure gestion du budget et une optimisation des stratégies de croissance.
Né dans les années 80, je suis rédacteur à temps partiel sur le site guidedesentreprises.info. Je m’intéresse beaucoup aux questions stratégiques liées à la gouvernance des organisations et aux enjeux décisionnaires. Dans la vie, je suis chargé de mission dans un grand groupe d’agroalimentaire.
