Que nous utilisions un logiciel de gestion de projet ou non, nous travaillons tous en équipe. Et le travail à plusieurs n’est pas toujours évident à organiser. Certains ont du mal à communiquer, tandis que d’autres n’ont tout simplement pas les bons processus en place. Pour d’autres, c’est un problème culturel.
Si les défis de la collaboration varient selon les entreprises, la solution est la même : un logiciel de gestion de projet intelligent. Mais qu’est-ce qui rend un logiciel de gestion de projet centralisé si important ? Et comment les dirigeants s’y prennent-ils pour choisir – et mettre en œuvre – un logiciel qui soit adapté à leur entreprise ?
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de projet ?
Selon une étude américaine de Total Economic Impact™ (TEI) menée par Forrester Consulting [1], l’utilisation d’un logiciel de gestion de projet permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et de renforcer la collaboration. Chacun de ces avantages permet à l’entreprise d’économiser de l’argent.
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Gagner du temps
Chaque projet est divisé en plusieurs pôles dont les rôles sont multiples. Une campagne de marketing nécessite au minimum un stratège, un exécutant et un analyste. La mise en place d’un développement de produit implique encore plus de personnes : le propriétaire du projet, un chef de projet, des développeurs, des concepteurs, des spécialistes en UX, etc.
Même les freelances doivent travailler en équipe. Un rédacteur indépendant reçoit des sujets à écrire de la part des agences partenaires. Ces agences emploient des rédacteurs pour vérifier son travail, et elles ont besoin de personnes pour télécharger le contenu sur un blog ou une plate-forme de médias sociaux. Bref, nous ne pouvons pas nous passer des autres…
L’objectif des logiciels de gestion de projet est de simplifier et de fluidifier ces flux d’informations continue. Trouver le bon paramétrage vous permettra de gagner un temps considérable dans l’exécution de vos tâches.
Un bon logiciel de gestion de projet vous aide aussi dans l’archivage de documents. tout est centralisé, mutualisé et cela diminue les risques d’erreurs…
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Moins d’erreurs
Les erreurs se produisent lorsque la collaboration est faible et éparse.. Examinons trois exemples spécifiques :
On ne sait plus qui fait quoi : chaque tâche a besoin d’un destinataire. Plus le projet est complexe et plus la répartition des tâches sera difficile à suivre et à organiser. C’est pour cela qu’il existe tout un tas de méthodes d’organisation et des logiciels de gestion de projet agile pour aider les chefs de projets en galère..
Un bon logiciel de gestion de projet doit pouvoir vous aider à répartir les rôles facilement et sans complication.
Délais non respectés
Sans logiciel de gestion de projet, la plupart des gens se contentent d’envoyer les délais par courrier électronique. C’est un grand classique et une méthode efficace pour rater ses objectifs et finir dans le mur. Que faire si le courriel se perd dans les spams ? Que faire si la date limite est enterrée dans le message ? Et si le destinataire ne consulte tout simplement pas très souvent son courrier électronique ?
Un logiciel de gestion de projet indique exactement qui est responsable de la livraison de quoi et quand.
Lorsque tout le travail est suivi sur une seule plateforme, il n’est jamais question de savoir où les membres de l’équipe peuvent trouver les détails des délais.
Instructions manquées
Même lorsque les délais et l’appropriation sont clairs, les gens donnent parfois de mauvaises instructions. Le rédacteur veut-il que l’auteur utilise le mot-clé correspondant exactement ou une variante fonctionnera-t-elle ?
D’autres fois, les instructions sont bonnes et l’exécution fait défaut. Le rédacteur a peut-être été clair, mais l’auteur n’a tout simplement pas lu le message aussi loin dans la chaîne de courrier électronique.
Un logiciel de gestion de projet performant peut vous aider à ne plus subir ce syndrome du “je n’ai pas compris”. Chaque membre de l’équipe devrait pouvoir trouver toutes les informations dont il a besoin en un seul endroit. Et cet endroit ne doit pas être un Slack ou un courriel enfoui au fond d’une chaîne de messages vieille de plusieurs mois.
Favorise les collaborations
Le partage d’informations utiles permet la diffusion d’une information efficace. Plus de retours d’information signifie plus de chances de voir émerger de grandes idées, ce qui signifie un meilleur résultat pour tout le monde. L’enjeu est de taille et permet d’améliorer drastiquement l’expérience client d’une entreprise.
Les logiciels de gestion de projet devraient permettre de voir facilement les problèmes en suspens, de proposer des solutions et de notifier à chacun les changements importants.
Une bonne interface utilisateur permet de s’assurer qu’il est utilisé. Qu’est-ce qui pourrait avoir plus de sens sur le plan commercial qu’un meilleur travail réalisé en moins de temps ?
SOURCES
[1] https://www.teamwork.com/resource/teamwork-tei/?utm_source=blog&utm_campaign=How-to-make-the-switch-to-better-project-management-software
Crédits images : Pexels
Né dans les années 80, je suis rédacteur à temps partiel sur le site guidedesentreprises.info. Je m’intéresse beaucoup aux questions stratégiques liées à la gouvernance des organisations et aux enjeux décisionnaires. Dans la vie, je suis chargé de mission dans un grand groupe d’agroalimentaire.
