Pourquoi passer à la dématérialisation des documents en entreprise ?

zero papier

La dématérialisation de ses documents est devenu la norme chez bien des entreprises. Il faut avouer que les avantages sont assez nombreux. Amélioration de la productivité, réduction des coûts liés à l’impression, évolution des modes de travail, … Alors que la transformation numérique des organisations bat son plein, numériser les fichiers s’impose naturellement par rapport à l’option papier devenu obsolète dans bien des cas.

Cet article vous donne des pistes de réflexions sur les bienfaits de passer à la dématérialisation de vos documents dans le cadre d’une transformation digitale

Qu’est-ce que la dématérialisation des documents ?

Dématérialiser un document, c’est en faire une version numérique. Prenons l’exemple d’une facture papier qui sera scannée avant d’être envoyée à un tiers. Autre illustration probante : l’édition de factures via un logiciel, laquelle peut être suivie (ou pas) d’une impression.

Facile à mettre en œuvre, la dématérialisation de ses documents regorge de bienfaits pour les compagnies. Sceptique ? C’est juste que vous n’avez pas encore conscience des avantages réels de cette procédure.

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Quels sont les avantages de la dématérialisation des documents ?


Il peut être difficile de changer sa façon de travailler. Ne laissez pas vos appréhensions vous faire rater le coche de la transformation numérique des organisations. Si vous hésitez encore, voici quatre raisons de sauter le pas.

Booster la productivité de votre équipe


Selon iterop.com, 66 % des salariés perdent un temps fou à faire circuler les informations. Imprimer les rapports, se rendre au bureau de la personne ressource, attendre que cette dernière soit présente, … Que de temps perdu inutilement !

Alors qu’il a fallu 45 minutes, voire une heure, dans le cas précédent, l’envoi d’un mail ne prend que quelques secondes. Commencez-vous à prendre conscience des gains de temps réalisés ? Passer au digital permet d’accélérer le traitement de tâches autrefois chronophages

Centralisation des données

Dans la même lancée, impossible de ne pas évoquer la centralisation des données. Au lieu de passer des journées dans des archives poussiéreuses, les employés ont besoin de quelques minutes pour trouver le document qui les intéresse. Avec de tels avantages, il n’est pas surprenant que la transformation numérique des organisations soit un levier d’accroissement de la productivité.

La centralisation des données permets donc de fluidifier les échanges et partage d’informations et offre un meilleur suivi de chaque document.

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Réduire les coûts liés aux impressions

Avez-vous idée du montant exact que vous dépensez en impressions ? Si vous avez répondu « non », vous êtes dans la même situation que 90 % des chefs d’entreprise (source : mydialog.com).

De prime abord, les impressions semblent être des opérations anodines. Cependant, en y regardant de plus près, il apparaît qu’elles représentent 3 à 6 % du chiffre d’affaires des compagnies (source : daf-mag.com).

En privilégiant la dématérialisation de ses documents, une entreprise remédiera définitivement à cette dépense. À noter qu’en fonction du secteur, ces dépenses peuvent représenter 400 à 500 € par individu et par an. Imaginez toutes les économies que vous allez réaliser.

Favoriser le travail collaboratif


En 2021, 22 % des professionnels français travaillaient à distance (source : bfmtv.com). Pour ces professionnels, il est impossible de ne communiquer qu’au-travers de documents physiques. Heureusement, il n’est pas nécessaire d’être dans le même bâtiment pour envoyer un mail ou accéder au Cloud.

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