L’organisation d’un événement professionnel, demande de la préparation. Ce genre d’événement permet d’accroître la notoriété de votre entreprise et entretien son image. Il est donc important de bien réussir ce type d’événement. Si vous souhaitez savoir comment organiser un événement professionnel comme un salon, nous vous présentons dans une checklist à suivre dans cet article.
Ce qu’il faut faire avant l’événement professionnel
Avant de débuter un événement professionnel tel le salon professionnel, vous devez suivre des étapes. Cette checklist du salon professionnel, vous permettra de vous préparer afin de réussir un salon professionnel et plus précisément le vôtre. Avant l’événement, il vous faut :
Définir le public et les objectifs de l’événement
Votre événement va dépendre des personnes qui y sont invités. La nature de votre événement va entièrement dépendre également d’eux. C’est à vous de décider du public.
Cependant, le public à choisir, dépend uniquement des objectifs visés pour l’événement. C’est d’ailleurs la définition des objectifs qui passe avant celle du public à inviter. Les objectifs sont nombreux. Vous pouvez organiser votre événement pour remercier vos collaborateurs, les stimuler, renforcer l’esprit d’équipe au sein de votre groupe, trouver de nouveaux partenaires ou clients, etc.
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Etablir le budget à la taille de l’événement
L’organisation d’un événement professionnel nécessite forcément des moyens financiers. Il va donc falloir définir un budget en fonction du type d’événement à organiser. Vous comprenez alors que le budget n’est pas le même pour chaque type d’événement.
En fonction de vos moyens financiers, vous pouvez organiser une soirée réseautage, une conférence, et bien d’autres encore.
Choisir une date et réserver un lieu
Si vous voulez qu’un événement professionnel réussisse, il est important de définir la date et le lieu de ce dernier. Le plus important, c’est que cette date et le lieu conviennent à un grand nombre de personnes. Vous devez également vous renseigner pour savoir s’il n’y a pas d’autres événements du même type pour cela n’empiète sur votre événement. Cela évite également la concurrence.
Le choix de la date et de la date ne doit pas coïncider avec les vacances scolaires. Autrement, vos employés ne pourront pas participer à votre événement, car ils s’occuperont de leurs enfants. Attardez-vous sur le lieu de l’événement et veillez à ce qu’il puisse accueillir la majorité des participants. Veillez également à ce que le lieu soit accessible à chacun et à tous. Votre événement n’aura pas une grande réussite si vos invités n’arrivent pas à se rendre sur les lieux.
Demander de l’aide à des prestataires de service
En fonction du type d’événement, et de votre budget, vous devez déterminer le type de prestataire qui vous convient. Pour y parvenir, vous devez faire une liste de tout ce dont vous avez besoin en matière de ressources humaines (traiteur, hôtesse d’accueil, intervenant), d’équipements (vidéoprojecteur, sonorisation).
Pour réaliser des économies, vous devez demander plusieurs devis afin d’avoir les meilleurs prix.
Faire une planification de votre événement
La planification contribue majoritairement à la réussite de votre événement. Pour la réaliser, vous devez vous rendre sur les lieux de l’événement quelques jours à l’avance. Vous devez contacter les prestataires de services et vous assurez que tout est en place pour le jour de l’événement. Aux participants, vous devez leur distribuer le programme.
Veillez à confectionner des badges d’accès, des affiches, une oriflamme si possible. En clair mettez en place une signalétique qui permet à vos invités de ne pas se perdre en venant à votre événement.
Faire une communication autour de votre événement
La communication est importante pour s’assurer qu’un grand nombre de personnes ont reçu l’information sur votre événement. Pour réussir votre communication, il n’y a rien de mieux que les réseaux sociaux, l’envoi de mail, la publicité par objet (stylo, sac réutilisable, etc.), l’envoi de courrier et bien d’autres.
Chacune de ces méthodes est efficace et vous permettra d’attirer un maximum de personnes lors de votre événement professionnel.
Que faire le jour de l’événement ?
Lorsque de l’événement est arrivé, il vous faut mener également des actions. En premier lieu, il vous faut accueillir les participants. Bien que ce soit du ressort des hôtesses d’accueil, vous devez également le faire pour montrer à vos hôtes toute votre implication dans cet événement. Un bon accueil est un grand signe de respect et vous permettra d’avoir l’attention de vos participants.
Mais avant l’arrivée des participants, vous devez vous assurer que chaque personne impliquée dans cet événement puisse maîtriser parfaitement son rôle. Un petit briefing s’impose pour s’assurer que chacun sait ce qu’il a à faire pour la réussite de l’événement. Les stands doivent être impeccables dans le cadre d’un salon par exemple. Veillez à ce que l’éclairage du lieu fonctionne et que tous les instruments de sonorisation le soient également. Une fois tous les contrôles effectués, les participants peuvent maintenant être accueilli.
A faire après le salon
Après la réalisation de l’événement, il est judicieux de faire un bilan. En premier lieu, réaliser un bilan financier. Ce bilan permet de voir si le budget alloué à l’événement est respecté ou non. Vous saurez si vous avez dépassé le budget et savoir quelle stratégie adopter pour récupérer le surplus investi. Vous devez également réaliser un bilan sur la satisfaction de vos participants.
Ce bilan s’effectue en deux phases. La toute première, est de soumettre les participants à une série de questions sur leur impression par rapport à l’événement. La seconde phase consiste à analyser les différents avis des invités et à les travailler. Les retours sur votre événement vous diront s’il est réussi ou pas. Plus vous avez de retours positifs, plus l’événement professionnel organisé est réussi.
Vos prestataires de services, doivent également obtenir une attention de votre part après l’événement. Une réunion avec ces derniers doit également avoir lieu. Il sera question d’identifier les points positifs et les ratés. Vous pouvez donc la conduire pour un prochain événement professionnel. Il faut noter que pour un événement professionnel, des prestataires professionnels s’imposent également. Il en va de la réussite de l’événement.
Né dans les années 80, je suis rédacteur à temps partiel sur le site guidedesentreprises.info. Je m’intéresse beaucoup aux questions stratégiques liées à la gouvernance des organisations et aux enjeux décisionnaires. Dans la vie, je suis chargé de mission dans un grand groupe d’agroalimentaire.
